WORD/EXCEL VBA程式實做:日文專利翻譯輔助工具組…

最近因為老婆做了一些日文專利翻譯的工作,而且專利翻譯還蠻注重格式及正確性的,所以我就興起用Word/Excel提供的VBA功能來實做一些小程式幫助專利翻譯的過程。下面是一些成果發表。

首先要先取得日文原稿的電子檔,因為如果沒有電子檔,那是巧婦難為無米之炊,真的很難幫上什麼忙。

步驟一:在word下執行我以VBA撰寫的一個小程序 “擷取原稿成EXCEL",這個小程序會把把日文原稿一段一段地轉成文字檔格式的.csv檔案。

執行之後會產生一個csv檔案,裡面已經變成一段一段的日文原稿。然後執行步驟二。
步驟二:把.csv檔案用Excel開啟後,執行另一個小程序 “自動格式化專利轉檔",這個程序會把原稿轉成非常適合翻譯工作的格式。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

最左邊B欄是C欄原稿段落所在的頁碼,C欄是原稿段落,D欄是準備要填入的譯稿,沒有修改之前會是第二欄原稿的COPY。
E欄是是否已經翻過的檢查指示,F欄是檢查譯稿與原稿之間的元件編號數字有沒有漏掉的結果,如果有漏掉就會出現紅色錯誤提醒,反之就會顯示正確。G欄是定義下一個步驟轉回word檔後該段文字的在word裡的字體格式。我自行定義了好幾種字體格式ex: 大型自、小型自、粗體、段落縮排等等,分別編號成WordFormat100, WordFormat200, …。

有了這個Excel格式可以讓翻譯工作快速許多,比如說:因為是左右對照,所以比較不需要在兩份文件間切換。我自己特製的 “元件比較" 功能可以精確找出譯文對比於原稿哪裏有漏掉的數字,以避免翻譯時常出現的漏誤。另外最後轉回word時格式是電腦自動規劃,也可以避免人為調整word格式的麻煩。

步驟三:把翻譯、檢查都完成的excel檔案按下 “轉出成word預備檔",這時會跳出對話框選擇是否要在段落前加 [xxxx] 的標號或是是否加入原稿頁碼的指示標號。之後就會把譯槁轉成一特定的txt檔案。

特別的txt檔案,當作中繼之用,可以看到每個段落前面都有一些index,這會當作最後在word裡面做最後一次轉換的依據:

 

 

 

 

 

 

 

 

步驟四:用word把這個含有特殊index的txt檔案打開,然後再按下 “套入專利格式",最後就會把譯稿轉存成完全符合專業專利格式的最後文件,至此就可以交件。

整個過程非常方便、好用,用VBA寫的小程序可以把一些原來需要人工介入修改、檢查的繁瑣過程盡量簡化,讓翻譯者能夠只專注於文字的翻譯即可,不用擔心其他問題。

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